VMS – patiëntveiligheid

Organisaties in de gezondheidszorg zijn verplicht een veiligheidsmanagement systeem in te richten. Referentiekader hiervoor is de NTA-8009 en de 10 centrale thema’s die door VMS-zorg zijn benoemd. Inventarisatie

Kerteza voert desgewenst een inventarisatie uit van de stand van zaken van het veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Op basis van deze ‘nulmeting’ wordt een concreet rapport opgemaakt, waarin wordt aangegeven welke onderdelen van het VMS aandacht behoeven en hoelang de organisatie hiervoor nodig heeft, zodat aan de norm wordt voldaan. In eerste instantie wordt een globaal plan van aanpak opgesteld, wat later concreet kan worden ingevuld.

Op basis van deze inventarisatie besluit uw organisatie welke ondersteuning door Kerteza gewenst is. Hiervoor wordt een offerte opgesteld, zodat u weet waar u aan toe bent.

Door één van onze adviseurs wordt uw organisatie op vaste, vooraf afgesproken momenten bezocht. Alle onderdelen van het VMS worden beoordeeld:

  • Patiëntveiligheid
  • Medewerkersveiligheid
  • Omgevingsveiligheid

Hieronder staat een schematisch overzicht van de onderdelen die bij het patiëntveiligheidsmanagementsysteem van belang zijn en dus bij de inventarisatie worden meegenomen.

 

Maken van een projectplan en communicatieplan

Kerteza stelt een uitgebreid projectplan voor uw organisatie op met concrete acties en een realistisch tijdpad. Het projectplan voorziet erin dat alle (gewenste) onderdelen van het VMS geïmplementeerd worden binnen uw organisatie. Onderdeel van het projectplan is dat de medewerkers op alle niveaus binnen uw organisatie adequaat geïnformeerd worden; hiervoor wordt een communicatieplan opgesteld, waarin specifiek is aangegeven wie op welk moment waarover geïnformeerd wordt en wie hiervoor verantwoordelijk is. Eventueel worden ook VMS trainingen aan leiding, staf en/of medewerkers ingepland.

Veiligheidsbeleid

Kerteza ondersteunt het management bij het formuleren van beleid op het gebied van veiligheid. Samen met het verantwoordelijk management wordt de koers bepaald en de bijbehorende strategie geformuleerd, die daarna in een specifiek beleidsplan worden geconcretiseerd.

Informatiesessies

Kerteza verzorgt informatiesessies met betrekking tot de stand van zaken van het VMS, het plan van aanpak, het communicatieplan en het beleidsplan.

Implementatie van het VMS

Naar aanleiding van de inventarisatie is een plan van aanpak opgesteld. Hierin is een projectstructuur opgenomen, waarin Kerteza actief participeert. Kerteza bezoekt uw organisatie op afgesproken tijden en bewaakt samen met het verantwoordelijk management de voortgang. Gedurende het project worden alle onderdelen van het VMS geïmplementeerd. Te denken valt hierbij aan:

  • Veiligheidsbeleid.
  • Een structuur voor het veilig melden van incidenten.
  • Een structuur voor prospectieve en retrospectieve risicoanalyses.
  • Interne audits op het gebied van veiligheid (risicovolle processen).

Tijdens de implementatiefase ligt de nadruk op betrokkenheid van de medewerkers en op werkbaarheid voor uw organisatie.

Kerteza ondersteunt uw organisatie bij het implementeren van bepaalde structuren (bijvoorbeeld een BHV-structuur of een structuur met Arbo- en milieufunctionarissen centraal en decentraal) of systemen die gericht zijn op het verhogen van de veiligheid voor uw medewerkers. De implementatie vergt een projectmatige aanpak, zoals beschreven bij projectmanagement.

Het opstellen van voorschriften en richtlijnen

In het kwaliteitssysteem / veiligheidsmanagement systeem worden de nodige voorschriften en richtlijnen opgenomen, die erin voorzien dat de veilgheid van uw medewerkers, patiënten en de omgeving zoveel mogelijk wordt gegarandeerd. Kerteza heeft veel kennis over de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Hierbij kunt u denken aan richtlijnen en normen op het gebied van patiëntveiligheid, voor veilig werken met risicovol materiaal, prikaccidenten, handelen bij calamiteiten, etikettering van gevaarlijke stoffen en dergelijke, beheer van gevaarlijke stoffen en risicovolle apparatuur, etcetera.

Prospectieve risicoanalyses

Kerteza heeft veel ervaring opgebouwd met het uitvoeren van prospectieve risicoanalyses van complexe en risicovolle processen (zoals bloedtransfusieketen, stamceltransplantatieketen, minimale invasieve chirurgie, medicatieveiligheid, risicovolle apparatuur, medicinale gassen). De prospectieve risicoanalyse geeft u inzicht in de risicovolle momenten in de primaire processen binnen uw organisatie, de omvang van deze risico’s en de wijze waarop de kans op schade geminimaliseerd kan worden.

Voor het uitvoeren van prospectieve risicoanalyses kunnen medewerkers worden opgeleid; ook is het mogelijk dat Kerteza zelf specifieke analyses uitvoert en hierover rapporteert en adviseert over verbetermogelijkheden.

Informatiesessies

Tijdens de implementatiefase informeert Kerteza de medewerkers van uw organisatie adequaat in de vorm van informatiesessies, zodat iedereen op de hoogte is van de voortgang en van de nieuwe ontwikkelingen binnen het VMS. Daarnaast ondersteunt Kerteza het management bij informatiesessies waarin de betrokkenen worden geïnformeerd over de resultaten van analyses en audits die hebben plaatsgevonden en het beleid dat naar aanleiding hiervan wordt ingezet.

Retrospectieve risicoanalyses

Binnen uw organisatie is een systematiek operationeel waarin signalen worden verzameld van incidenten en/of situaties in relatie tot veiligheid (VIM, MIP, inspectierapporten, bedrijfsongevallen, klachten, …). Retrospectief kunnen deze signalen worden geanalyseerd zodat inzicht wordt verkregen in de mate van borging van risico’s op het gebied van veiligheid. Uit deze analyses kunnen lessen worden geleerd en verbeteracties worden geïnitieerd.

Voor het uitvoeren van retrospectieve risicoanalyses kunnen medewerkers worden opgeleid. Ook is het mogelijk dat Kerteza zelf specifieke analyses uitvoert.

Interne audits

Voor het uitvoeren van veiligheidsaudits (risicovolle processen) worden intern medewerkers opgeleid tot auditor. In het geval dat u voor de NIAZ Kwaliteitsnorm Zorginstelling heeft gekozen worden (eventueel reeds opgeleide) auditoren geschoold om de aspecten van het VMS die in de norm zijn opgenomen, te toetsen.

Vaststellen verbeteracties en doorvoeren van verbeteringen

Het is van belang dat naar aanleiding van de diverse toetsingen (audits, retrospectieve analyses, ….) verbetermaatregelen worden vastgesteld en dat hierop beleid wordt geformuleerd. Kerteza ondesteunt uw organisatie hierbij in de vorm van advies en eventueel op maat gemaakte training van het management, staf en/of medewerkers.

Daarnaast ondersteunt Kerteza op projectbasis de implementatie van specifieke verbeteringen en/of veranderingen in de organisatie.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.