Procesanalyse voor validatie van het proces

Validatie van het proces betekent dat het proces datgene oplevert dat de organisatie beoogt. Een proces is gevalideerd als alle onderliggende processtappen (vaak activiteiten of deelprocessen) gevalideerd zijn.

Door het uitvoeren van een procesanalyse wordt gericht gekeken naar de validatie van het proces. Op grote lijnen komt dit overeen met de werkwijze zoals beschreven bij de procesanalyse voor borging van het proces in het kwaliteitssysteem, aangevuld met een toetsing. De kwaliteit van het proces wordt immers geborgd in het kwaliteitssysteem van de organisatie. Alle beheersmaatregelen die worden afgesproken om te waarborgen dat de organisatie datgene levert dat men voor ogen heeft worden hierin opgenomen.

De procesanalyse richt zich op de core business van uw organisatie. Tijdens het intake gesprek wordt gedefinieerd welk proces of processen het betreft en welke medewerkers van uw organisatie kunnen participeren in de werkgroep. Vervolgens wordt in een aantal bijeenkomsten de analyse verricht. Het aantal bijeenkomsten hangt af van de complexiteit van het proces en van het aantal processen dat geanalyseerd wordt.

Het gekozen proces wordt beschreven en beoordeeld op consistentie door middel van een input – output analyse. Vervolgens worden producten en diensten geïdentificeerd en hier worden kwaliteitseisen aan gesteld. Alle beheersmaatregelen samen moeten er immers in voorzien dat deze kwaliteitseisen gerealiseerd worden. De volgende stap is om te inventariseren welke factoren er van kritische invloed (kunnen) zijn op deze kwaliteitseisen en de wijze waarop deze factoren beheerst kunnen worden. Ook wordt benoemd welke corrigerende acties men onderneemt op het moment dat de kwaliteitseisen niet gerealiseerd worden. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die van belang zijn voor het realiseren van uw primaire doelstellingen worden beschreven en er worden indicatoren benoemd om de kwaliteit van uw proces(sen) te monitoren.

De toetsing houdt in dat geïnventariseerd wordt in hoeverre alle beheersmaatregelen in het proces daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Kwaliteitsdocumenten worden getoetst op consistentie, hetgeen wil zeggen dat beoordeeld wordt of deze beheersmiddelen daadwerkelijk alle informatie bevatten die nodig is om de gewenste kwaliteit te leveren. Er wordt een procesaudit uitgevoerd om te beoordelen of de beheersmaatregelen die zijn afgesproken in de organisatie operationeel en effectief zijn. De tekortkomingen die hier naar boven komen worden toegevoegd aan de al geïnventariseerd knelpunten en dus in de prioritering meegenomen. Aan het eind van de procesanalyse vindt een knelpunten analyse plaats en wordt er een prioritering aangebracht voor het oplossen van knelpunten.

Van het geheel wordt rapport opgesteld dat aan het management wordt gepresenteerd. Dit rapport geeft u voldoende informatie om de validiteit van uw proces(sen) te realiseren en aantoonbaar te maken.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.