Procesanalyse voor redesign van het proces

De reden waarom redesign van het proces aangewezen of zelfs noodzakelijk is kan zeer divers zijn. Mogelijk dat wet- en regelgeving of maatschappelijke druk veranderingen noodzakelijk maken, maar ook de in voering van een nieuwe werkwijze kan redesign noodzakelijk maken. Daarnaast is het denkbaar dat de organisatie naar aanleiding van bedrijfsresultaten of een efficiëncy analyse besluit tot redesign.

Nu is redesign vaak erg ingrijpend. De inhoud van functies verandert mogelijk en ook bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen anders verdeeld moeten worden. Dit kan aanleiding zijn voor grote spanningen, onzekerheid e de nodige weerstanden tegen de verandering. Voordeel van deze methodiek is dat de medewerkers van begin af aan betrokken worden bij de verandering, waardoor een groter draagvlak zal ontstaan. Tijdens de bijeenkomsten is voldoende ruimte voor discussie en het uiten van bedenkingen.

Tijdens de intake wordt besproken om welk proces het gaat en wat men met de verandering beoogt. Bekeken wordt welke functies / personen er in de werkgroep participeren en wat de opdracht is van de werkgroep (adviserend, besluitvormend, wel of niet belast met de implementatie van de verandering, etc.). Het is denkbaar dat in eerste instantie de offerte zich richt op het in kaart brengen van de huidige situatie en dat er voor het vervolg een nieuwe offerte wordt uitgebracht, na het tussentijdse overleg.

Indien er al een procesanalyse bestaat van de huidige situatie kan de analyse zich vooral richten op de nieuwe situatie; indien dit niet het geval is zal ook de huidige situatie moeten worden meegenomen. Het hoofdproces van de huidige situatie wordt beschreven, alsook de producten en diensten die men levert en de kwaliteitseisen die hieraan gesteld worden. Factoren die mogelijk van invloed zijn op het realiseren van deze kwaliteitseisen worden geïnventariseerd en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de huidige situatie worden beschreven.

Vervolgens vindt er overleg plaats tussen Kerteza en de opdrachtgever om de vervolgstappen te bepalen. In sommige gevallen is het raadzaam een haalbaarheidsonderzoek te doen op basis waarvan een go – /no go beslissing kan worden genomen. In ieder geval moeten de uitgangspunten voor de nieuwe situatie worden bepaald en de samenstelling van de werkgroep worden bezien; soms moet deze anders worden samengesteld voor het in kaart brengen van de nieuwe situatie.

Vervolgens wordt de nieuwe situatie beschreven. Dit betreft een volledige procesanalyse voor de nieuwe situatie. Dit houdt in dat het hoofdproces wordt beschreven met een input output analyse, zodat een consistent geheel ontstaat. Vervolgens worden de producten en diensten geïnventariseerd met de kwaliteitseisen (vaak komt dit voor een groot deel overeen met het overzicht dat in de voorgaande fase al is opgesteld) en de factoren die hier mogelijk op van invloed zijn. Beken wordt welke acties men onderneemt bij het niet realiseren van de kwaliteitseisen en welke beheersmiddelen men hanteert om de kwaliteit van de producten en diensten te borgen. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden geformuleerd voor de nieuwe situatie en eventuele knelpunten die men voorziet worden geïnventariseerd en geanalyseerd / geprioriteerd. In wezen geeft dit een volledig beeld van wat er allemaal nodig is om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen en welke problemen men hierin voorziet.

Vervolgens wordt door Kerteza een veranderscan uitgevoerd. Dit geeft een beeld van hoe de medewerkers van de organisatie tegen de verandering aankijken, maar ook van de verandercapaciteit van de organisatie. De resultaten hiervan worden in het advies voor de implementatie meegenomen.

Van het geheel wordt rapport opgemaakt en aan het verantwoordelijk management gepresenteerd. In principe is hiermee de procesanalyse afgerond. Het is mogelijk dat de opdracht van de werkgroep verder gaat en dat er tevens een implementatieplan moet worden opgesteld. Dit zal dan doorgaans gebeuren na de presentatie van de procesanalyse. Kerteza ondersteunt desgewenst ook de implementatie van de nieuwe situatie.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.