Procesanalyse voor de uitvoering van procesaudits

Interne audits worden vaak uitgevoerd aan de hand van een bepaalde norm. Hierbij worden onderdelen van het kwaliteitssysteem systematisch getoetst. In de norm zijn hier vaak richtlijnen voor opgenomen. Niet elke norm schrijft voor dat er procesaudits plaatsvinden, dus audits waarbij een specifiek proces in haar geheel centraal staat. Bovendien is een norm vaak binnen een specifieke afdeling geïmplementeerd, maar dit houdt niet zonder meer in dat het gehele proces (waarvan de afdeling mogelijk een onderdeel uitmaakt, zoals bij een Multi-disciplinair proces) daarmee beoordeeld wordt.

Voordeel van procesaudits is dat de nadruk ligt op het primaire proces en de samenhang tussen de diverse activiteiten die daarin plaatsvinden. Een procesanalyse is een goed hulpmiddel om te inventariseren wat de aspecten zijn waarop tijdens de audit op getoetst wordt.

Tijdens de intake wordt besproken om welk proces/ processen het gaat. Bekeken wordt welke functies er bij het proces / de processen betrokken zijn en wie er in de werkgroep participeren.

Het proces wordt beschreven en op consistentie getoetst door middel van een input – output analyse. Vervolgens worden producten en diensten geïnventariseerd en kwaliteitseisen benoemd en waar van toepassing genormeerd. Daarna wordt bekeken welke factoren er van kritische invloed zijn op het wel of niet realiseren van deze kwaliteitseisen. Immers, borging moet zich hierop richten en tijdens de procesaudits moet de mate van borging van deze factoren centraal staan. De acties die men onderneemt op het moment dat de kwaliteitseisen niet gerealiseerd worden, worden benoemd. Daarnaast worden de diverse beheersmiddelen die worden aangewend om de kwaliteit te borgen geïnventariseerd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden geformuleerd.

Op basis van deze informatie kunnen checklists worden opgesteld voor de procesaudits. Voor elke processtap wordt een matrix ingericht. In de matrix zijn alle toetsingsaspecten opgenomen. Getoetst wordt of de beheersmiddelen beschikbaar zijn, of zij adequaat zijn ingericht, of zij bij de medewerkers bekend zijn, of zij als zodanig gehanteerd worden en of zij effectief zijn.

Van het geheel wordt rapport opgemaakt en aan het verantwoordelijk management gepresenteerd. De checklists worden als bijlage in het rapport opgenomen, alsook een procedure voor het uitvoeren van procesaudits.

Indien gewenst zal Kerteza medewerkers van de organisatie scholen voor het uitvoeren van procesaudits, hierbij gebruik makend van de checklists en de procedure. Wij beschikken over zowel een theoretische training als over een praktijktraining voor het uitvoeren van procesaudits

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.