Probleemanalyse / knelpuntenanalyse

Het is mogelijk dat u in uw organisatie met specifieke problemen te maken heeft die mogelijk van invloed zijn op het realiseren van uw doelstellingen. In dit geval is het verstandig een probleemanalyse te verrichten of een knelpunten analyse.

Enkele voorbeelden van symptomen die aan de orde kunnen zijn:

• U heeft te maken met inefficiëntie
• De faalkosten zijn hoog
• Doelstellingen worden niet gehaald
• Er zijn veel klachten van uw klanten en/of uw medewerkers
• De werksfeer is niet goed of gaat achteruit
• Ziekteverzuim neemt toe

Bij een probleemanalyse is het probleem min of meer duidelijk op het moment van de intake. Natuurlijk wordt dit tijdens de uitvoering nog geverifieerd, omdat de probleemdefinitie nogal eens anders blijkt dan aanvankelijk wordt gedacht, maar de procesanalyse richt zich op een specifiek probleem of een aantal problemen. Tijdens de intake wordt gedefinieerd om welk probleem of problemen het gaat en wat het proces is waarin zich dit manifesteert. Betrokken partijen worden benoemd. Vertegenwoordigers van deze partijen participeren in de werkgroep. Door deze participatie ontstaat doorgaans een breed draagvlak voor de gekozen oplossing, hetgeen de implementatie aanzienlijk vereenvoudigt.

Het proces wordt beschreven en kwaliteitsdoelstellingen worden concreet benoemd. Vervolgens worden de factoren die mogelijk van invloed zijn op deze kwaliteitsdoelstellingen geïnventariseerd. Rondom deze factoren manifesteren zich vaak knelpunten. Als deze niet of in onvoldoende mate beheerst worden kunnen symptomen zoals hiervoor beschreven zich voordoen. De mate van beheersing van deze kritische factoren wordt dus meegenomen in de probleemanalyse. Ook worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces geïnventariseerd. Het is mogelijk dat deze niet voor iedereen duidelijk zijn en dat dit tot specifieke problemen leidt.

Nu wordt het specifieke probleem nader bekeken. Het probleem wordt gedefinieerd (of de definitie wordt geverifieerd) en de consequenties van het probleem worden benoemd. Gekeken wordt naar mogelijke oorzaken van het probleem, waarbij de resultaten van de voorgaande stappen een belangrijke input vormen. Vaak zal tussentijds naar specifieke aspecten in de praktijk worden gekeken om te beoordelen wat de feitelijke oorzaken zijn van het probleem. De oplossing moet zich immers richten op het wegnemen van deze oorzaken.

De werkgroep zal op basis van deze bevindingen een oplossing voorleggen aan het verantwoordelijk management (tenzij het management in de werkgroep vertegenwoordigd is en hierin ook besluitvorming kan plaatsvinden). Soms zal een oplossing in een pilot worden uitgetest.

Hiermee is in feite de probleemanalyse afgerond. Het is natuurlijk mogelijk dat dezelfde werkgroep belast wordt met het implementeren van de oplossing en hiervoor een implementatieplan opstelt. Kerteza begeleidt indien gewenst zowel de probleemanalyse als het implementatietraject.

Bij een knelpuntenanalyse staat niet direct een specifiek probleem centraal of het probleem is niet duidelijk te definiëren. In dit geval wordt het betreffende proces in kaart gebracht, analoog aan de hiervoor beschreven werkwijze en tijdens de diverse stappen worden alle knelpunten geïnventariseerd. Vervolgens worden deze knelpunten geanalyseerd, hetgeen betekent dat naar oorzaak – gevolg relaties wordt gekeken en dat er prioritering plaatsvindt van de knelpunten. Hierna kunnen specifieke knelpunten of problemen met een hoge prioriteit nader worden bekeken.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.