Informatie analyse

De reden waarom een informatie analyse wordt uitgevoerd kan divers zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u aspecten van informatisering wilt borgen in uw kwaliteitssysteem en daarom wilt vertalen naar diverse beheersmiddelen, zoals procedures en instructies; anderzijds kunt u de resultaten gebruiken voor het parameteriseren van een geautomatiseerd (ziekenhuis-, management-, patiënt-, personeel-, laboratorium-) informatie systeem of voor de afstemming van diverse systemen.

Bij een informatie analyse staat de informatisering binnen het proces centraal:

• Welke informatie hebben we in elke fase van het proces nodig
• Beschikken we ook over deze informatie of zijn er “blinde vlekken”
• Wie beschikt over welke informatie
• Welke handelingen brengt dit met zich mee (bijvoorbeeld bepaalde registraties die moeten worden uitgevoerd)
• Wie beheert de informatie
• Wie mag gegevens invoeren, autoriseren, wijzigen, inzien

Tijdens de intake wordt het proces / de processen gedefinieerd waar de informatie analyse zich op richt. Ook wordt het doel van de analyse vastgesteld, omdat hiermee tijdens de analyse en in de rapportage rekening mee moet worden gehouden. Bekeken wordt welke partijen moeten participeren in de werkgroep.

Het gekozen proces wordt beschreven en beoordeeld op consistentie door middel van een input – output analyse. Vervolgens wordt per processtap bekeken welke activiteiten er plaatsvinden en welke informatie noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van deze activiteiten. Per informatieaspect wordt een beheersmatrix opgesteld, waarin is aangegeven wie de informatie heeft, waar deze beschikbaar is en op welk moment. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (inclusief beheersaspecten) worden beschreven en eventuele knelpunten. Ook worden beheersmiddelen die gerelateerd zijn aan het informatie aspect geïnventariseerd.

Aan het eind van de informatie analyse vindt een knelpunten analyse plaats en wordt er een prioritering aangebracht voor het oplossen van knelpunten. In sommige gevallen is het aangewezen om een procesaudit uit te voeren, om te beoordelen of de beheersmiddelen adequaat zijn en of deze in de praktijk bekend, werkzaam en effectief zijn. Dit hangt af van het doel van de informatieanalyse. In het geval van een procesaudit worden de bevindingen meegenomen met de knelpunten analyse.

Van het geheel wordt rapport opgesteld dat aan het management wordt gepresenteerd. Dit rapport is afgestemd op het doel wat met de informatie analyse wordt beoogd.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.