Analyse administratieve organisatie

De administratieve organisatie omvat alle administratieve handelingen en procedures in het proces en de wijze waarop deze georganiseerd en geborgd zijn. Het zijn niet alleen administratieve functies die hierbij betrokken zijn, maar ook uitvoerend medewerkers in het primaire proces die bepaalde administratieve handelingen verrichten. Het op orde hebben van de administratieve organisatie is cruciaal voor het functioneren van de totale organisatie. In sommige organisaties is dit zo cruciaal dat hiervoor een apart handboek AO wordt ingericht.

Bij een analyse van de administratieve organisatie staan de volgende vragen centraal:

• Welke administratieve processen vinden er plaats (bijvoorbeeld inschrijving patiënten, facturatie, opnameplanning, operatieplanning, ontslagplanning, inkoop) en hoe zijn deze processen opgebouwd
• Welke administratieve handelingen vinden er plaats en door wie
• Hoe beheersen we de uitvoering van de administratieve taken

Soms wordt de analyse van de administratieve organisatie gecombineerd met een informatie analyse. Bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw informatiesysteem is dit een logische combinatie

Tijdens de intake wordt het proces / de processen gedefinieerd waar de analyse zich op richt. Ook wordt het doel van de analyse vastgesteld, omdat hiermee tijdens de analyse en in de rapportage rekening mee moet worden gehouden. Bekeken wordt welke partijen moeten participeren in de werkgroep.

Vaak zal het meerdere processen betreffen; enerzijds puur administratieve processen die ondersteunend zijn aan het primaire proces en anderzijds het primaire proces zelf waarin ook administratieve handelingen worden verricht. Soms blijft het primaire proces buiten beschouwing, omdat de administratieve aspecten van dit proces al geborgd zijn in het kwaliteitssysteem.

Elk proces wordt beschreven en beoordeeld op consistentie door middel van een input – output analyse. Vervolgens wordt per processtap bekeken welke activiteiten er plaatsvinden en welke administratieve handelingen hierbij worden uitgevoerd en door wie dit wordt gedaan. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (inclusief beheersaspecten) worden beschreven en eventuele knelpunten. Ook worden beheersmiddelen die aangewend worden om de administratieve organisatie te borgen geïnventariseerd.

Aan het eind van de analyse vindt een knelpunten analyse plaats en wordt er een prioritering aangebracht voor het oplossen van knelpunten. In sommige gevallen is het aangewezen om een procesaudit uit te voeren, om te beoordelen of de beheersmiddelen adequaat zijn en of deze in de praktijk bekend, werkzaam en effectief zijn. Dit hangt af van het doel van de analyse. In het geval van een procesaudit worden de bevindingen meegenomen met de knelpunten analyse.

Van het geheel wordt rapport opgesteld dat aan het management wordt gepresenteerd. Dit rapport is afgestemd op het doel wat met de informatie analyse wordt beoogd.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.