Systeemaudit

Een systeemaudit wordt uitgevoerd om te beoordelen of het kwaliteitssysteem aan de door u gekozen norm voldoet en of het kwaliteitssysteem in de praktijk werkzaam en effectief is. Kerteza voert systeemaudits uit op elke in de gezondheidszorg van toepassing zijnde norm.

Waarom een systeemaudit

Redenen om een systeemaudit door Kerteza te laten verrichten zijn bijvoorbeeld:

• U overweegt een externe audit aan te vragen bij een certificerende of accrediterende instantie en dat u wilt weten in hoeverre dit realistisch is;
• U wordt binnenkort bezocht door een externe instantie en u wilt nagaan of er specifieke tekortkomingen zijn die nog kunnen worden weggenomen of punten die aandacht behoeven;
• U wilt een onafhankelijke beoordeling van het kwaliteitssysteem, als onderdeel van of aanvullend op uw eigen intern auditsysteem;
• Een bepaald onderwerp wilt u getoetst hebben (om commerciële redenen, om politieke redenen of anderszins);

Voorbereiding

Ten behoeve van de voorbereiding wordt de nodige documentatie opgevraagd door de adviseur van Kerteza. Welke documentatie dit is hangt af van de gekozen norm en van de opbouw van uw kwaliteitssysteem. In ieder geval betreft dit documentatie in relatie tot het kwaliteitssysteem zelf (bijvoorbeeld kwaliteitshandboek, specifieke procedures) en de nodige beleidsstukken (bijvoorbeeld beleidsplan, jaarplan, jaarverslag, auditrapporten, management review/directiebeoordeling).

De documentatie stelt de adviseur in staat te beoordelen of alle onderdelen van de norm op papier zijn ingevuld en om zich goed in te lezen in de organisatie, zodat het bezoek van de organisatie efficënt kan verlopen. Er wordt een dagplanning opgesteld door de adviseur en deze wordt in overleg met de organisatie vastgesteld.

Uitvoering

De organisatie wordt bezocht door een adviseur van Kerteza (in enkele gevallen kunnen dit meerdere adviseurs zijn en kan de audit meerdere dagen beslaan; dit hangt af van de schaalomvang en van de complexiteit van de audit). Met diverse medewerkers zullen interviews worden gehouden en diverse werkplekken zullen worden bezocht, zodat ook de operationaliteit en de effectiviteit kunnen worden beoordeeld. Onze adviseurs hebben als auditor veel ervaring opgedaan in een veelheid aan praktijksituaties en hebben een uitgebreide kennis van de norm en de interpretatie hiervan.

Rapportage

Van de audit wordt natuurlijk verslag opgemaakt. De inhoud van het rapport sluit aan bij de wensen van de klant. Over het algemeen zal de opbouw van de norm de leidraad vormen voor het rapport. In het rapport worden alle beoordelingspunten van de norm opgenomen en waar van toepassing wordt aangegeven welke tekortkomingen er zijn in relatie tot de norm. Aan de hand van het rapport kan de organisatie een plan van aanpak opstellen, dat er in voorziet dat de geconstateerde tekortkomingen op termijn worden weggenomen.

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte over dit onderwerp kunt u ons contactformulier invullen, bellen of mailen.